Privacyreglement
HappyKids Kinderopvang B.V.

Inleiding
HappyKids Kinderopvang B.V. respecteert uw privacy en begrijpt dat u er belang aan hecht dat uw privacy niet wordt geschonden. Wij doen er dan ook alles aan om de gegevens die u ons verstrekt vertrouwelijk te behandelen en verwerken. Ons uitgangspunt is om zo min mogelijk gegevens van u te behandelen en te verwerken; dit alles ten behoeve van uw privacy.

Het bepaalde in dit privacystatement is onder meer van toepassing op hetgeen zich afspeelt op onze website (www.happykids.nl), indien u contact met ons opneemt via de website door het contactformulier of mail, en/of indien u als klant een relatie met ons aangaat.
Wij adviseren u deze verklaring goed door te lezen, zodat u exact weet wat wij eraan doen om uw privacy te beschermen. Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebben, dan vernemen wij dat graag van u via info@happykids.nl. Ook staat het u uiteraard vrij om ons hierover te bellen: 085-0110070. 

Wet- en regelgeving
HappyKids Kinderopvang B.V. volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de Europese verordening die geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG is op 25 mei 2018 van kracht geworden. De AVG stelt eisen aan het gebruik van persoonsgegevens die tot personen herleidbaar zijn. 

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Als u door middel van het inschrijfformulier op onze website een kindplaats aanvraagt in onze opvanglocatie, vragen wij u om persoonsgegevens. HappyKids Kinderopvang B.V. gebruikt de door u verstrekte gegevens om:
•	Verwerking in het programma voor kindplanning.
•	Een contract voor plaatsing met u af te sluiten.
•	U facturen te sturen en de automatische incasso uit te voeren.
•	Uw kind de best mogelijke zorg te verlenen en met de verzorgers het contact daarover onderhouden.
•	Aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt (bijvoorbeeld de Belastingdienst).
•	Voor het aanvragen van subsidies en toeslagen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij? 
HappyKids Kinderopvang B.V. verzamelt algemene persoonsgegevens, zoals:

•	uw voor- en achternaam, 
•	geboortedatum, 
•	geslacht, 
•	adres, 
•	telefoonnummer, 
•	e-mailadres en
•	bankrekeningnummer, 
•	facturen en jaaropgaves en documenten (waaronder contracten). 
•	Inkomensgegevens van het gezin  in het geval van een gesubsidieerde plaatsing

Ook verzamelen wij de algemene gegevens van uw kind, zoals 
•	voor- en achternaam, 
•	de roepnaam,
•	geboortedatum, 
•	geslacht, 
•	eventuele school, 
•	toestemming voor het maken van foto’s/video’s, 
•	noodnummers,
•	planningsinformatie en mutaties daarop, 
•	aanwezigheidsinformatie (dagdelen waarop het kind geplaatst is en/of plaatsing gewenst is) , 
•	dagverslagen / dagritme / overdracht intern, 
•	deelname aan activiteiten.

HappyKids Kinderopvang B.V. verzamelt bijzondere persoonsgegevens zoals;

•	het Burgerservicenummer van u en uw kind, 
•	de contactgegevens van tandarts en huisarts 
•	een eventueel medisch verleden, dieetinformatie, en allergie-informatie van uw kind en de gezinssituatie. 
•	Afspraken tussen verzorger en KDV/ BSO over de opvang van het kind, bijvoorbeeld intakeformulieren, toestemmingsformulieren, emailverkeer, interne notities, toestemming medicijntoediening, toestemming voor ophalen door derden, gespreksverslagen, observatieformulieren, verslaglegging in verband met de meldcode, overzicht inentingen (KDV)

Ook als er een bezoek aan een van de locaties  wordt gebracht voor een rondleiding, vragen wij d.m.v. een checklist een aantal van deze gegevens zodat wij weten wie er in de opvang aanwezig is (geweest) en naar welke opvangvorm zij op zoek zijn. Het gaat dan om NAW gegevens, telefoonnummer en emailadres,  school en eventuele bijzonderheden die ouders willen delen. Mocht er geen inschrijving voortkomen uit dit bezoek dan vernietigen wij deze gegevens na een maand.

Doeleinden verzamelen persoonsgegevens
Bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten maakt HappyKids Kinderopvang B.V.  gebruik van derden (verwerkers). Deze verwerkers gebruiken persoonsgegevens niet anders dan HappyKids Kinderopvang B.V. met hen heeft afgesproken. HappyKids Kinderopvang B.V. ziet erop toe dat deze verwerkers een passend beveiligingsniveau hanteren om de persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen. HappyKids Kinderopvang B.V. heeft met de instanties waarmee wij persoonsgegevens delen een verwerkersovereenkomst afgesloten, zodat hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. 

Grondslagen
De persoonsgegevens van klanten worden verwerkt volgens de grondslag ‘het uitvoeren van een overeenkomst’, te weten: de overeenkomst van opdracht als gesloten tussen de klant en HappyKids Kinderopvang B.V. Indien tussen partijen nog geen overeenkomst van opdracht is gesloten, maar het sluiten ervan wel in de lijn der verwachting ligt, worden de persoonsgegevens van de (toekomstige) klant verwerkt op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’.
Gegevens van (mogelijk) toekomstige klanten die het contactformulier op de website invullen, worden verwerkt op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’; de persoonsgegevens van deze prospects worden immers verwerkt om (mogelijk) een overeenkomst tussen partijen tot stand te laten komen. 
Tot slot worden persoonsgegevens met betrekking tot onder meer facturatie verwerkt op de grondslag ‘wettelijke verplichting’.

Bewaartermijnen van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens die HappyKids Kinderopvang B.V. van u verzamelt en verwerkt, worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de opvang is beëindigd. Of zo lang als nodig is aan verplichte informatie voortkomend uit wettelijke bepalingen. Deze wettelijke bepaling houdt in dat gegevens 7 jaar bewaard worden en betreft de volgende informatie:

•	Naam (kind en verzorger)
•	Tussenvoegsel (kind en verzorger)
•	Voorletters (kind en verzorger)
•	Voornaam (kind)
•	BSN (kind en verzorger)
•	Contractgegevens
•	Financiele transacties

Het kinddossier met interne notities wordt niet bewaard na eindigen van de overeenkomst, tenzij er sprake is van een proces Meldcode, in dat geval worden de gegevens 2 jaar bewaard.

Beveiliging
De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd. HappyKids Kinderopvang B.V. heeft beheersprocedures om die persoonsgegevens nauwkeurig, actueel en compleet te houden en om onbevoegden binnen en buiten onze organisatie geen toegang te verlenen tot uw persoonsgegevens. HappyKids Kinderopvang B.V. hanteert een formeel vastgelegd proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten. Dit privacyreglement is van toepassing op onze webpagina’s. Dit privacyreglement is niet van toepassing op internetsites van derden die door middel van links met deze internetsites zijn verbonden. 

Gegevensuitwisseling via website en ouderportaal
Bij het uitwisselen van persoonsgegevens via het ouderportaal of via onze website ziet u een klein symbool van een sleutel of een slot (afhankelijk van de gebruikte browser). Dit betekent dat er verbinding is met een beveiligde server. Uw privacy wordt ook beschermd door het versleutelen van gegevensuitwisseling. U kunt dit controleren door op het symbool te klikken. U krijgt dan een melding over het beveiligingscertificaat. 
Wij maken op onze websites gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van onze websites [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Dit wordt anoniem gemeten via Google Analytics. 

Aan wie worden uw gegevens verstrekt? Gegevensverstrekking aan derden
Wij verstrekken geen gegevens aan derden, tenzij die op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is. Denk aan de Belastingdienst, dagvaardingen en gerechtelijke bevelen en handelingen om fraude op te sporen. 

Bij gegevensuitwisseling passen wij altijd het principe toe van dataminimalisatie, wat betekent dat uitsluitend de voor het doeleinde benodigde informatie wordt uitgewisseld. In praktijk betekent dat, dat de partij die de informatie ontvangt deze ook daadwerkelijk zal gebruiken. 

HappyKids Kinderopvang B.V. biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Ten behoeve van de uitoefening van haar taken wisselt HappyKids Kinderopvang B.V. ook gegevens uit aan derden (Belastingdienst, GGD, Bureau jeugdzorg, Gemeente, scholen e.d.)  Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

•	Een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van toeslag kinderopvang);
•	Indien dat gelet wordt op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkenen redelijkerwijs kan weten dat vertrekking plaats kan vinden;
•	Op grond van een dringende en evenwichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet evenredig geschaad wordt.
In alle andere gevallen worden gegevens alleen uitgewisseld met derden als de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.   

HappyKids Kinderopvang B.V. wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die HappyKids Kinderopvang B.V. heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouder en kind:

•	De belastingdienst; HappyKids Kinderopvang B.V. geeft in het kader van de toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn zoals naam, adres, BSN kind en betalende ouder, locatie van de opvang, de daadwerkelijk genoten opvang
•	GGD; HappyKids Kinderopvang B.V. geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de wet kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum, plaatsing) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de BKR (Beroepskracht-Kind ratio)
•	De Gemeente: HappyKids Kinderopvang B.V. deelt in het kader van de eisen en afspraken omtrent gesubsidieerde kinderopvang de noodzakelijke gegevens aan de gemeente zodat deze de controles kan doen hierop. 
•	Scholen; In het geval van een plaatsing voor Voorschoolse opvang (VE) is de kinderopvangorganisatie verplicht om de volgende gegevens uit te wisselen met school: - Het gevolgde VE programma, - De duur van het gevolgde programma. Voor het uitwisselen van de specifieke informatie over de ontwikkeling van het kind (bijvoorbeeld observatie- en toetsgegevens, persoonlijke waarnemingen van pedagogisch medewerkers of leerkrachten, plan van aanpak, zorg- en ondersteuningsbehoefte) wordt toestemming van de ouders apart gevraagd. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de overstap van het kinderdagverblijf of de peuterspeelzaal naar de basisschool. Ouders krijgen dan de ontwikkelingsgegevens mee en kunnen deze zelf aan de school verstrekken. Bij een VE plaatsing wordt er ook een zgn “warme overdracht” aangeboden.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie , naast met ouders ook uit te wisselen met derden, (Belastingdienst, GGD, Bureau jeugdzorg, Gemeente, scholen e.d.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:

Zorg om de omgeving van het kind	(Zorg om) de ontwikkeling van het kind	
Fysieke verzorging	Intelligentieontwikkeling	
Geestelijke verzorging	Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/ spraak etc.	
	Gedragsontwikkeling	
	Medische gegevens (bij voorkeur doen ouders de overdracht hiervan zelf, alleen als er geen andere mogelijkheid is dan doet HappyKids dit)	
  
Voor de overdracht van praktische informatie tussen school en BSO wordt eenmalig toestemming van de ouders gevraagd via het ouderportaal. Het is belangrijk dat ouders deze toestemming geven, aangezien het hier gaat over de alledaagse uitwisseling van informatie over het kind, die ervoor zorgt dat de BSO goede zorg kan verlenen. Bijvoorbeeld informatie over afwezigheid , incidenten of een klein ongelukje op school in de pauze.

Gegevensuitwisseling vind alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven. 
Een uitzondering op het vragen van expliciete toestemming wordt gemaakt voor gevallen van een melding bij veilig thuis waarin een sterk vermoeden meespeelt dat door het van te voren informeren van de ouders de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang komt. 

De overdracht van medische gegevens aan derden doen ouders bij voorkeur altijd zelf, in verband met de gevoeligheid daarvan.

Uw recht op inzage, wijzigen en wissen van uw gegevens
U heeft zelf ook recht op inzage van uw gegevens. Indien u een schriftelijk verzoek (per mail naar info@happykids.nl of per post naar onderstaand postbusadres) indient tot inzage van al uw gegevens worden deze pas (naar uw wens per mail of een geprinte versie) verstrekt als er voldoende zekerheid is dat u bent wie u zegt dat u bent. U kunt de meeste  gegevens ook inzien door middel van het ouderportaal. U heeft recht tot het wijzigen van uw gegevens wanneer u ziet dat uw gegevens onjuist zijn verwerkt. U heeft recht op het wissen van uw gegevens indien u gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt mits er geen wettelijke verplichting bij ons ligt de gegevens te behouden. U heeft recht op het wissen van uw gegevens als bovenstaande niet het geval is, maar dan zal dientengevolge ook de dienstverlening stoppen. Dit omdat wij u zonder de benodigde gegevens niet meer van dienst kunnen zijn. 

Gegevens van Medewerkers 

HappyKids Kinderopvang B.V. gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:

•	De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijf medische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
•	Slecht de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid, of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
•	De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, , leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken. 
•	De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht. 
•	De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband  of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van gegevens van een medewerker gebeurt alleen zover noodzakelijk ter voldoening van een voor dat onderdeel wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn. 
Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slecht bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat HappyKids Kinderopvang B.V. vastlegt.

Gegevens sollicitanten

HappyKids Kinderopvang B.V. gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Deze gegevens worden in beginsel vier weken bewaard. Indien de sollicitant in dienst treedt bij HappyKids worden de gegevens onderdeel van het personeelsdossier.
Indien de sollicitant niet in dienst treedt maar wel aangeeft dat de gegevens mogen worden bewaard voor een eventuele vacature in de toekomst, worden de gegevens maximaal 1 jaar bewaard. 

Gedragscode

Voor alle medewerkers van HappyKids Kinderopvang B.V. geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:

•	Privacygevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens de haal- en brengmomenten gevoelige zaken worden besproken gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen:
•	Buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
•	In notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdracht is voor intern gebruik, daarin kunnen volledige namen geschreven worden. 
•	Schriftelijke gegevens zorgvuldig opgeborgen worden;
•	Pedagogisch medewerkers van de BSO ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school:
•	Collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens van medewerkers met elkaar worden gedeeld zonder medeweten van de betrokkene;
•	Er geen privégegevens van medewerkers aan ouders worden verstrekt;
•	Computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte account voor het team en voor de leidinggevenden

Vragen en klachten
HappyKids Kinderopvang B.V. vindt het vanzelfsprekend dat wij u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over dit privacyreglement of over de manier waarop HappyKids Kinderopvang B.V. omgaat met uw gegevens, dan kunt u ons uw vragen stellen via het emailadres info@happykids.nl Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u uw klacht melden aan administratie@happykids.nl 

Wijziging reglement en datum
De tekst van dit privacyreglement kan door ons worden aangepast gelet op nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van bedrijfsactiviteiten. HappyKids Kinderopvang B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacyreglement. Waar nodig past HappyKids Kinderopvang B.V. het privacyreglement door wetswijzigingen en rechtspraak aan. Dit privacyreglement is opgesteld op 1 mei 2018 en gewijzigd in januari 2022

Disclaimer
Deze disclaimer is van toepassing op de website van HappyKids Kinderopvang B.V. en alle zelfstandige ondernemingen die onder de naam van HappyKids Kinderopvang B.V. werkzaam zijn.
Alhoewel aan het ontwikkelen van deze website, de hierop te lezen teksten en onze e-mails grote zorg is besteed, aanvaardt HappyKids Kinderopvang B.V. geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van onduidelijkheden, onvolledigheden dan wel onjuistheden daarvan. Alle teksten op onze website zijn uitsluitend bedoeld voor algemeen gebruik. De lezer kan deze teksten niet gebruiken dan wel verwerken als advies. 
HappyKids Kinderopvang B.V. doet er alles aan om via deze website dan wel via haar e-mails geen virussen te verspreiden. Mocht dat echter wel gebeuren, dan is HappyKids Kinderopvang B.V. niet aansprakelijk voor enige schade die daaruit voortvloeit. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om uw elektronische hulpmiddelen adequaat te beschermen tegen eventuele virussen.
Het is de gebruiker van onze website en de ontvanger van onze e-mails niet toegestaan de inhoud te vermenigvuldigen, te distribueren, te verspreiden of tegen vergoeding beschikbaar te stellen aan derden, zonder uitdrukkelijke toestemming van HappyKids Kinderopvang B.V..
De informatie opgenomen in e-mails (inclusief eventuele bijlagen) van HappyKids Kinderopvang B.V. is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Indien u een e-mail van ons hebt ontvangen en niet de geadresseerde bent, verzoeken wij u ons direct te informeren en deze e-mail en de eventuele bijlagen te vernietigen. Iedere openbaarmaking, verveelvoudiging, verspreiding of andere vorm van gebruik van e-mail(s) van HappyKids Kinderopvang B.V. is verboden. HappyKids Kinderopvang B.V. is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van elektronische middelen van communicatie, en het behoort tot uw verantwoordelijkheid om deze middelen en eventuele bijlagen hierop te scannen of anderszins te controleren. Op onze dienstverlening zijn van toepassing onze algemene voorwaarden. Een kopie van de algemene voorwaarden wordt op verzoek toegezonden.

HappyKids Kinderopvang B.V.
Postbus 787
2130 AT Hoofddorp
085-0110070
www.happykids.nl
info@happykids.nl